Teljesítmény, minőség, hatékonyság-A nagykállói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése

2010.10.18. |

Képgaléria | A A

ÁROP-1.A.2/A-2008-0081

Kedvezményezett:

Nagykálló Város Önkormányzata

4320 Nagykálló, Somogyi B. u. 5-7.

Tel.: +36 (42) 263 101; Fax.: +36 (42) 263 309

e-mail: polgarmester@nagykallo.hu; jegyzo@nagykallo.hu

Közreműködő Szervezet:

VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. FPÜ-ÁROP-EKOP Igazgatóság

1016 Budapest, Gellérthegy út 30-32

Tel.: +36 (1) 224 3100; Fax.: +36 (1) 224 3105

e-mail: vati@vati.hu

Elérhetőségek:

PROJEKT LEÍRÁS

A projekt 2009. 01. 15. napjától kezdődött és 2010. 04. 30. napján fejeződött be. Az ütemezést tekintve változás csak annyiban módosult, hogy a Közreműködő Szervezet kezdeményezésére módosítani kellett a Támogatási Szerződést. A pályázat célja az volt, hogy a vállalt fejlesztési részterületek mindegyikében érdemi minőségi és/vagy mennyiségi javulást, színvonal-emelkedést sikerüljön elérni a polgármesteri hivatal munkájában. Valamennyi fejlesztési részterület esetében a feladatok azonos folyamat mentén és azonos módszertani eszközök alkalmazásával kerültek végrehajtásra. A folyamat első lépése a jelenlegi helyzet felmérése volt az adott fejlesztési részterületen. A felmérés során a szakértők által alkalmazott módszertani eszközök a következők voltak dokumentumelemzés, személyes mélyinterjú, kérdőíves személyes megkérdezés, kérdőíves felmérés volt. A folyamat következő lépése a műhelymunkák lebonyolítása volt, részterületenkénti bontásban. A műhelymunkák az adott területen érintett (már a felmérésbe is bevont) hivatali dolgozók részvételével kerültek megszervezésre. A műhelymunkák során a szakértők ismertették a felmérések eredményeit, majd ezt követően bemutatták az előzetes fejlesztési javaslatokat. A fejlesztési javaslatok megvitatása és közös véglegesítése után a műhelymunka résztvevőivel a programterv előzetes vázlatára támaszkodva megfogalmazták a programterv és az akcióterv kereteit, kiválasztották azokat az eljárásrendeket, változásokat, amelyeket az adott területen a projekt hátralévő időszakában a szakértők segítségével végrehajtanak. Az első szakasz feladatait követően, a műhelymunkák, fejlesztési
javaslatok és programtervek eredményeire támaszkodva a szakértők formálisan is véglegesítették az akcióterveket. Ezek a rövid, tényszerű dokumentumok részterületenként kerültek kidolgozásra. A tervezési-előkészítési szakaszt követően zajlott a végrehajtási, bevezetési szakasz.
Valamennyi érintett területen több fejlesztési javaslat került meghatározásra, mint amennyi az idő- és kapacitásbeli korlátokat figyelembe véve a projekt élettartama alatt bevezethető volt, ezért a javaslatok közül kiválasztásra kerültek azok, amelyek a projekt keretében bevezetésre kerültek. A kidolgozandó eljárások körének meghatározásakor meghatározó szempont volt, hogy azok mintaként, jó gyakorlatként szolgálhassanak az adott területen további eljárásrendek kidolgozásához. Az eljárások kialakítása során a szakértők együtt dolgoztak az adott területért felelős hivatali vezetőkkel és dolgozókkal. A cél a konkrét eljárásrend kidolgozásán túlmenően az volt, hogy képessé tegyék az adott teamet arra, hogy a jövőben a saját folyamataikat, eljárásrendjeiket a megismert módszer alkalmazásával akár önállóan dolgozzák ki, illetve át. A folyamat utolsó lépése a bevezetést támogató nyomonkövető értékelés volt. A nyomonkövető értékelés részterületenként zajlott.

Műszaki tartalom:

a projekt kezdete:	2009. 01. 15.
a projekt befejezése:	2010. 04. 30.
a támogatás összege:	8.832.000 Ft.
a projekt összköltsége:	9.600.000 Ft.
a projekt szakmai megvalósítója:	Megakom Stratégiai Tanácsadó Iroda

1. A társadalmi értékek megjelenítése a szervezeti célok között

stratégiai célok:

- ügyfélbarát önkormányzat működtetése,

- színvonalas közszolgáltatás működtetése,

- költség hatékony közigazgatás megvalósítása,

- minőségi munkahelyek kialakítása.

2010. évre vonatkozó kiemelt célok:

1. Az önkormányzat Képviselő-testülete és Bizottságai törvényes működésének biztosítása:

- előterjesztések, beszámolók, tájékoztatók határidőben történő szakmai előkészítése,

- az elfogadott döntések végrehajtása, végrehajtásának szervezése, ellenőrzése.

2. Az önkormányzati pénzügyi gazdálkodás esetében a legfontosabb működési költségek-víz, gáz, telefon, papír, autóhasználat-2009. évi költségekhez viszonyított szinten tartása.

3. Az országgyűlési,- és önkormányzati választással kapcsolatos feladatok lebonyolítása a választási eljárásról szóló 1997. évi C. tv. előírásainak maradéktalan megtartásával.

4. A Környezetirányítási rendszer KIR ISO 14001:2005 hatékony működtetése, a dokumentumokban leírt követelmények betartása, kitűzött minőségpolitikai céloknak való folyamatos megfelelés, a hivatal munkájának további fejlesztése.

5. A polgármesteri hivatal teljes tevékenységét átfogó ISO 9001:2000 jelű minőségirányítási rendszer hatékony működtetése, a dokumentumokban leírt követelmények betartása, kitűzött minőségpolitikai céloknak való folyamatos megfelelés, a hivatal munkájának további fejlesztése.

6. A köztisztviselők folyamatos belső vizsgáztatása negyedéves időszakonként.

7.) E-önkormányzat bevezetése legalább 1 új területen.

8.) A Közigazgatási Hivatal, egyéb másodfokú szervek ellenőrzése során minden területen legalább megfelelt teljesítés.

9. Kiemelt projektek sikeres lebonyolítása

10. A helyi iparűzési adó 2010. évi változásaival kapcsolatos feladatok zökkenőmentes végrehajtása

2. A projekt irányítási és döntéshozatali rendjének bemutatása

A projekt hatékony és eredményes végrehajtásának egyik kulcsfeltétele az átgondolt projekt menedzsment. A projekt végrehajtásában két fél vesz részt: a Polgármesteri Hivatal (Megbízó) és a szakmai feladatokat a Hivatal megbízásából végrehajtó szakértői konzorcium (Megbízott).

A projekt menedzsment folyamat az alábbi szereplők együttműködésére támaszkodik:

• Projekt Irányító Bizottság
• Megbízó oldali projekt menedzser
• Projektvezető
• Megbízott oldali projekt menedzser

A projekt legfőbb döntéshozó szerveződése a Projekt Irányító Bizottság (PIB), legfőbb feladata a projekttel kapcsolatos alapvető döntések meghozatala, a projekt szakmai végrehajtásának nyomon követése, a szakértők által munkájuk eredményes végrehajtásához igényelt inputok, önkormányzati erőforrások biztosítása, valamint a munka eredményeinek jóváhagyása. A Projekt Irányító Bizottság szükség szerint, de a projekt élettartama alatt legalább két alkalommal ülésezik:

• Az első ülésén megtárgyalja és elfogadja a projektindító jelentést. Ezt követően a jelentés – mint a Megbízó és Megbízott között a végrehajtás módszertanára, a konkrét feladatokra és outputokra vonatkozóan kialakított konszenzus megtestesülése – jelenti az alapját a közös munkának.

• A projektzárást megelőző ülésén megtárgyalja és jóváhagyja a projekt eredményeit, a projekt keretében előállított konkrét outputokat.

A Projekt Irányító Bizottság tagjai az önkormányzat részéről:

• Polgármester: Juhász Zoltán, a PIB elnöke
• Jegyző: Dr. Török László
• Gazdasági iroda vezetője: Bereczki Mária
• Beruházási és Program csoport minőségirányítási, teljesítménymérési és pályázati referense: Moldván-Marozsán Erika
• Beruházási és Program csoport pályázati referense: Véghseő Sándor

A Megbízó és a Megbízott által kijelölt egy-egy projektmenedzser alapvető feladata a projekt végrehajtás operatív irányítása, a projekt adminisztrációs feladatok végrehajtása és a két fél közötti kapcsolattartás és hatékony kommunikáció biztosítása.

A Megbízó oldali projektmenedzser (Dr. Török László jegyző) feladatai:

• A Megbízó oldali kapcsolattartás és kommunikáció biztosítása
• A projekt végrehajtás megbízó oldali koordinációja
• A projekt végrehajtásához szükséges megbízó oldali inputok és erőforrások biztosítása, koordinálása
• A finanszírozó felé szükséges projekt adminisztráció biztosítása (a megbízott oldali projektmenedzserrel együttműködve)
• A PIB ülések előkészítése és dokumentálása a megbízott oldali projektmenedzserrel közösen.

3. Munkaegészségügyi információ elérhetőségének biztosítása

Nagykálló Város Önkormányzat dolgozóinak üzemorvosi vizsgálatát Dr. Ónódi Borbála látja el.

Rendelési idő: Kedd 10.00-12.00 Szerda: 10.00-12.00

3. A szervezeti felelősségi rendszer áttekinthető és naprakész közzététele

Szervezeti ábra

SZMSZ

A projekt során keletkezett dokumentumok

Nagykallo_programterv 1A